Databeskyttelseserklæring Esprit Friends
Kort overblik
Vi tager databeskyttelse meget alvorligt og det gælder selvfølgelig også for vores Esprit Friends medlemmer i forhold til personoplysninger (“data”). Vi informerer dig i det følgende, hvordan vi behandler dine oplysninger og hvilke krav og rettigheder du har i forbindelse med databeskyttelse.
Gyldig fra 25. maj 2018.
• Vigtige kontaktdata om os som ansvarlig organisation: (jf. nr. 1)
• Kategorier af data:
Vi behandler især de følgende kategorier af persondata om dig: Esprit Friends registreringsoplysninger, data om indkøb og loyalitetspoint, præferencer til forsendelse af reklame i form af fysisk eller elektronisk post, nævnte produktinteresser i E-shop og Esprit app, i E-shop og Esprit app modtagne brugerdata. Delvis stiller du disse data direkte til rådighed (fx ved registrering eller køb) og delvis indsamler vi disse data automatisk (fx ved besøg i vores E-shop eller vores Esprit app eller ved klik på e-mail nyhedsbrevet).
• Behandlingsformål
Vi behandler dine oplysninger især for at kunne målrette produktinformationer ud fra dine interesser og dermed at optimere Esprit Friends programmet.
• Retsgrundlag
Behandlingen af dine personoplysninger er især nødvendige for os i forbindelse med gennemførelsen af Esprit Friends kontrakten med dig og for at forfølge berettigede interesser.
Såvidt lov om samtykke er nødvendig, fx ved bestemte reklamerforsendelser eller bestemte kategorier af cookies, anmoder vi om dit samtykke.
• Kategorier af modtagere af personoplysninger
Udover de ansvarlige instanser har vores eksterne serviceudbydere adgang til dine personoplysninger i det omfang det er nødvendigt for udførelse af deres arbejde. I enkelte tilfælde kan diverse tredjeparter som offentlige myndigheder, eksterne rådgivere eller bestemte samarbejdspartnere modtage dine personoplysninger. Dine personoplysninger behandles på nuværende tidspunkt ikke udenfor EU.
• Varighed af lagring af dine personoplysninger
Som udgangspunkt behandler og gemmer vi dine personoplysninger i kontraktperioden.
• Dine databeskyttelsesrettigheder, herunder indsigelsesret
Hvis der foreligger en særlig grund eller situation, har du ret til at gøre brug af indsigelse, hvis vi begrunder retsmæssigheden i databehandlingen med en afvejning af interesser, eller hvis databehandlingen angår profilerings- eller direkte markedsføringsformål. Som hovedregel vil vi ikke længere behandle dine personoplysninger i dette tilfælde.
• Frivilligt samtykke
Der foreligger ingen lovmæssig pligt om videregivelse af dine personlige oplysninger til Esprit. Din deltagelse i Esprit Club er dog udelukket, hvis du ikke oplyser dine personlige oplysninger. Det er helt frivilligt, om du ønsker at oplyse dine personoplysninger. Hvis du ikke stiller dine personoplysninger til rådighed, har det ingen retmæssig betydning, men du vil ikke kunne drage nytte af Esprits Clubbens fordele og serviceydelser.
“Information om databeskyttelse i detaljer
1. Ansvarlig organisation for databehandling og kontaktoplysninger
Esprit Friends er et kundeloyalitetsprogram for alle Esprit tilbud og serviceydelser, uanset hvilket Esprit selskab tilbuddene og serviceydelserne er fremført af. Derfor er flere Esprit selskaber fælles anvarlige for behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med Esprit Friends Programmet Art. 26 GDPR.
Esprit Europe GmbH
Esprit-Allee
40882 Ratingen
Tlf: 78 777 538
Fax: 45 78 77 75 39
E-Mail: info@esprit.dk
Esprit Europe GmbH er din kontraktpartner for Esprit Friends Kundeloyalitetsprogrammet og især ansvarlig for administration, lagring og analyse af dine loyalitetspoint, købsoplysninger og produktinteresser og for forsendelsen af elektronisk reklame.
Esprit Retail B.V. & Co. KG
Esprit-Allee 1
40882 Ratingen
E-mail: info@esprit.dk
Esprit Retail driver Esprit Online Shop og diverse Esprit retail butikker: Derved indsamler Esprit Retail diverse personplysninger fra dig, fx i forbindelse med et køb, tilmelding til Esprit Friends eller nyhedsbrevet samt data vedr. brugen af hjemmesiden og administration af loyalitetspoint ved køb. Disse data videresendes til Esprit Europe GmbH som central administrator og udbyder af Esprit Friends Programmet.
Esprit Global Image GmbH
Esprit-Allee 1
40882 Ratingen
E-mail: info@esprit.dk
Esprit Global Image driver Esprit App og indsamler via appen personlige oplysninger om dig, fx i forbindelse med en bestilling, ved afmeldelse af Esprit Friends eller nyhedsbrevet samt data ved brugen af appen og administration af loyalitetspoint ved køb over appen. Disse personoplysninger videresendes til Esprit Europe GmbH som central administator og udbyder af Esprit Friends Programmet.
Alle tre Esprit selskaber (efterfølgende benævnt som “Esprit”, “vi”, “os” og “vores”) er fælles ansvarlige for behandlingen af personoplysninger, jf. art. 26 GDPR (“Joint Controller”). Formålet med databehandling af Esprit Friends Programmet og e-mail reklamer er fælles bestemt og nøje fastlagt i detaljer i en Joint Controller kontrakt mellem Esprit selskaberne. Ved efterspørgsel stiller vi gerne en oversigt over væsentlige bestemmelser i Joint Controller kontrakten til rådighed. Trods egenskaben som fælles ansvarlige for behandlingen er de tre Esprit selskaber ingen gensidige retlige repræsentanter.
Tilsynsførende for databeskyttelse:
Den tilsynsførende for dataskyttelse for alle 3 Esprit selskaber kan kontaktes via
2. Datakategorier
Til gennemførelse af Esprit Friends Programmet og e-mail kampagner indsamler og behandler vi følgende kategorier af personfølsomme data.
Delvis stiller vi disse oplysninger direkte til rådighed (fx i forbindelse med registrering eller køb) og delvis indsamler vi disse oplysninger automatisk (fx besøg på hjemmesiden, Esprit appen eller klik på nyhedsbrev i mailen)
3. Behandlingsformål
Vi behandler dine personfølsomme oplysninger i overensstemmelse med retningslinjerne i databeskyttelsesforordning, tysk databeskyttelseslov (BDSG) samt andre databeskyttelseserklæringer til følgende formål:
• Gennemførelse af Esprit Friends Programmet, herunder
• Administration af dine loyalitetspoint optjent ved køb hos Esprit og medlemsniveau (Friends, Gold, Platinum)
• Analyse af din købsadfærd hos Esprit og besøg i E-shop og appen i en kundeprofil, således at du modtager målrettede tilbud i E-shoppen og appen, invitationer til særlige events og tilgodebevis, inklusiv anvendelsen af cookies og lignende teknologier til optimering af kundeprofilen. – E-mail kampagner og fysisk reklame
•Personlig og individuel kommunikation og produktanbefalinger som modsvarer din købsadfærd som en slags “”shopping rådgiver”” – Personaliseret online shop og Esprit app baseret på dine interesser
• Indløsning af dine loyalitetspoint i form af rabat ved dit næste køb hos Esprit
• Forbedringer af produkt og serviceydelser hos Esprit
• Gennemførelse af selskabsretlige forretningsbeslutninger
• Overholdelse af lov bestemmelser
• Fremsættelse, udøvelse og forsvar af retskrav
4. Retsgrundlag
Behandlingen af dine personoplysing til gennemførelse af Esprit Friends Programmet er tilladt, da det er nødvendigt i forhold til gennemførelsen af kontraktforholdet med dig, og for at du kan deltage i Esprit Friends Programmet, og fordi vi har en berettiget interesse. Vores berettigede interesse begrunder vi med følgende: Med deltagelsen i Esprit Friends Programmet har du erklæret din interesse for personaliserede informationer til produkter og serviceydelser hos de forskellige Esprit selskaber, vi analyserer din købsadfærd og dine produktinteresser på baggrund af objektive informationer, uden oprettelse af sensible personlighedsprofiler, og vi gennemfører ingen automatiseret afgørelse med retlig eller lignende effekt.
Såvidt lov om samtykke er nødvendig, fx til bestemte e-mail kampagner eller til bestemte kategorier af cookies, indhenter vi samtykke til dette formål. Hvis der ikke gives samtykke, gennemfører vi ikke databehandlingen, som kræver samtykke.
I øvrigt muliggør lovlige tilladelsesnormer, som skattemæssige opbevaringsfrister eller fremsættelse, udøvelse og forsvar mod retskrav behandlingen af dine personoplysninger.
5. Modtager eller kategorier af modtagere af dine personoplysninger
5.1 Esprit: Esprit, som ansvarlig organisation, har kun adgang til dine personoplysninger i det omfang, det er påkrævet for arbejdets udførelse. Hertil vil kun de interne afdelinger og medarbejdere have adgang til dine oplysninger i det omfang de har brug for dem.
5.2 Leverandører: Vi samarbejder med leverandører, som kun har adgang til dine oplysninger i det omgang det er nødvendigt for at udføre arbejdet. Disse leverandører kan være reklamebureauer, webhosting udbydere, IT support eller analysebureauer.
5.3 Andre tredjeparter: Under særlige omstændigheder videregiver vi dine data til offentlige myndigheder, eksterne rådgivere, forretningspartner eller retten.
5.4 International datatransmission: Selvom alle modtagere på nuværende tidspunkt er bosiddende i EU, skal vi regne med, at modtagere i fremtiden kan være bosiddende i et land uden for EU, og som ikke har samme krav til databeskyttelse som i Europa. Fremover kan serviceudbyder også være placeret i USA. I tilfælde heraf vil Esprit enten vælge serviceudbydere, som er certificeret med US-EU Privacy Shield Programm (Art. 45, afsnit 1 GDPR), eller som har indgået en særlig EU standkontraktklausul, som er godkendt af EU Kommissionen (Art. 46, afsnit 2 (c) eller (d) GDPR).
6. Varighed for lagring af dine personoplysninger
Som udgangspunkt behandler og gemmer vi dine oplysninger i kontraktperioden. Det inkluderer også forberedelsen af kontrakten (retsforhold forud kontrakten). Derudover er vi underlagt forskellige opbevaring- og dokumentationspligter, som bl.a. fremgår af handelsloven (HGB) og “Abgabenordnung(AO)”. De angivne frister for opbevaring hhv. dokumentation er op til 10 år efter ophør af kontraktforholdet eller det forud kontraktlige retsforhold.
Derudover kan specielle lovbestemmelser kræve en længere opbevaringsperiode som fx opbevaring af bevismateriale i forbindelse med lovmæssige forældelsesfrister. Ifølge §§ 195 i tysk civillovbog (BGB) udgør den retlige forældelsesfrist godt nok tre år, men der kan også forekomme forældelsesfrister helt op til 30 år. Hvis data ikke længere er nødvendige i forbindelse med kontraktlige eller lovmæssige pligter og rettigheder, bliver disse regelmæssigt slettet, det være sig, at den befristede viderebehandling er nødvendig til opfyldelse af ovennævnte formål på baggrund af en berettiget interesse fra arbejdsgiveren.
7. Dine databeskyttelsesrettigheder
Under bestemte forudsætninger kan du gøre dine databeskyttelsesrettigheder gældende overfor os:
• Ret til tilbagekaldelse af samtykke: Hvis du har givet samtykke til bestemte måder for databehandling, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Denne tilbagekaldelse indebærer dog ikke lovligheden om behandling inden tilbagekaldelse af dit samtykke eller såvidt behandlingen kan retfærdiggøres via et andet retsgrundlag.
• Ret til oplysning: Du har ret til oplysning om dine gemte personoplysninger hos os ifølge reglerne i art. 15 GDPR (hhv. med begrænsning efter § 34 BDSG). • Ret til berigtigelse: På baggrund af din anmodning sørger vi for at rette oplysninger ifølge art. 16 GDPR, der er urigtige eller vildledende.
• Ret til sletning: Hvis du ønsker dine data slettet ifølge grundsats fra art. 17 GDPR, såfremt andre lovmæssige regler (fx lovmæssige opbevaringspligter eller begrænsninger efter § 35 BDSG) eller en overvejende interesse fra vores side (fx som forsvar af vores rettigheder og krav) ikke står i vejen for det. • Ret til begrænsning af behandling af personoplysninger: Ifølge art. 18 GDPR kan du gøre brug af din ret til begrænsning af behandling af personoplysninger.
• Ret til indsigelse: Endvidere har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger ifølge art. 21 GDPR.Indsigelsesretten kan gøres gældende, hvis der foreligger en særlig grund eller situation, som giver anledning til en indsigelse. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis denne beror på lovligheden om databehandlingen med en afvejning af interesser, eller hvis databehandlingen angår profilerings- eller direkte markedsføringsformål. Som hoveregel vil vi ikke længere behandle dine personoplysninger i dette tilfælde.
Såfremt du har givet samtykke til at modtage reklame og ikke længere ønsker reklame fra os, skal du tilbagekalde dit samtykke. • Ret til dataportabilitet: Du har også ifølge art. 20 ret til at modtage egne personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format til personlig brug uden hindring eller overføre disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.
• Klage til Databeskyttelsesmyndighed: Du har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed (art. 77 GDPR). Vi anbefaler dog altid først at klage direkte til vores interne databeskyttelsesenhed med henblik på at løse dit anliggende hurtigst muligt og på en kompetent måde.
Hvis du ønsker at klage, beder vi dig give os en detaljeret beskrivelse af klagen, helst skriftligt til ovennævnte adresse eller direkte til vores databeskyttelsesenhed.
Esprit Europe GmbH
Esprit-Allee
40882 Ratingen
8. Omfang af dine oplysningspligter
Der foreligger ingen lovmæssig pligt om videregivelse af dine personoplysninger til Esprit. Din deltagelse i Esprit Friends Programmet er dog udelukket, hvis du ikke oplyser dine personoplysninger. Det er helt frivilligt, om du ønsker at oplyse dine data. Hvis du ikke stiller dine personoplysninger til rådighed, har det ingen retmæssig betydning, men du vil ikke kunne drage nytte af Esprit Friends Programmets fordele og serviceydelser.
9. Andet
Denne databeskyttelsespolitik er sidst blevet opdateret den 25. maj 2018. Esprit forbeholder sig retten til at opdatere denne databeskyttelsespolitik fra tid til anden.